Les avantages et nouvelles obligations de la dématérialisation des factures

L’année 2019 commence avec son lot de changements et d’obligations juridiques, dont celle concernant la dématérialisation numérique des factures.

 

Avancées technologiques obligent, la loi française doit s’adapter et changer petit à petit face à l’hégémonie sans retour du numérique dans le quotidien des entreprises et des administrations.

Le calendrier de l’obligation de facturation électronique se fait en douceur depuis 3 ans, afin que tout le monde puisse prévoir ce changement par le biais de structures spécialisées. Les entreprises de plus de 5000 salariés ont ouvert le bal le 1er janvier 2017, suivies des entreprises de tailles intermédiaires un an après. Le tour est arrivé pour les PME (de 10 à 250 salariés) au 1er janvier de cette année, précédent les TPE qui ont encore une année pour s’y préparer.

 

Les 5 avantages de la dématérialisation de facture pour votre établissement

Dématérialiser ses factures ne doit surtout pas être considéré comme une contrainte. Bien au contraire, sa mise en place présente de nombreux avantages.

 

1 : Pour vos finances.

Une facture dématérialisée est bien moins onéreuse qu’une facture papier. Son envoi se fait électroniquement et vous fera économiser papier, encre, timbres et enveloppes. De plus, la recherche d’une information archivée est longue et fastidieuse. Un classement numérique précis facilitera cette recherche et permettra à chacun de se consacrer à une tâche à plus forte valeur ajoutée.

 

2 : Pour votre gestion.

Les logiciels de facturation sont très simples d’utilisation et réduisent fortement les risques d’erreurs et de suppressions accidentelles.

 

3 : Pour votre archivage.

Une salle d’archivage d’entreprise contient en moyenne 23.000 pages par mètre carré. Pourtant, les mêmes documents ne tiennent numériquement que sur quelques gigas. Un gain de place significatif dès lors que votre entreprise passe au “tout numérique”. Résultat : Plus de place dans vos locaux.

 

4 : Pour vos délais de paiement.

L’envoi d’une facture dématérialisée et sa réception se font quasi instantanément. Il n’y a donc aucune perte de temps pour vos clients et vous. Oubliée également la perte de courrier envoyé par voie postale. Ici, rien ne se perd, tout se transfère. Vos clients peuvent donc vous payer plus rapidement.

 

5 : Pour l’écologie.

A l’heure où les consciences écologiques se réveillent, il est important de montrer à vos clients que vous vous sentez concernés et que vous êtes dans une démarche citoyenne et respectueuse. La facture électronique est un bon moyen de réduire votre empreinte carbone.

 

Pour bénéficier de tous les atouts de la dématérialisation de factures, LBS vous écoute et vous propose un dispositif personnalisé et adapté à votre modèle commercial, administratif, informatique et comptable avec les solutions Zeendoc, Eukles ou Visiativ. Au-delà de votre besoin légal de dématérialiser vos factures, vous aurez également la possibilité de l’élargir à d’autres flux (bons de commande, bons de livraison, avis de paiement, etc.).

Facture électronique : les nouvelles mentions obligatoires qui doivent y apparaître

En plus des mentions obligatoires communes avec les factures papier (l’identité du professionnel et du client, numéro individuel d’identification à la TVA, …), les versions électroniques contiennent des singularités qui officialisent leurs validités. Des solutions techniques garantissent de ce fait l’authenticité et l’intégrité du document, comme la signature électronique ou l’échange de données informatisées.